優先順位とは、物事の優先される順番のこと。
物事をスムーズに進められる人は、先にするべき事と後に回して良いことの判断が上手い。
どうやって順番を決めれば良いのかな。
「時間」と「重要度」が大きな判断基準だね。
時間は、その物事を行うのに必要な時間、期日までにどの位の時間が残されているか、と考えてほしい。
必要な時間とタイムリミットを正確に把握しておくことは、優先順位を考えるために必要である。
重要度は、その物事が自分や周りに与える影響が大きいものと考えてほしい。
その物事がどれくらい大切なのか理解しておくことも、優先順位を考えるために必要である。
気が付いたらいつも期日に追われているんだ。
情報の整理が必要だね。
優先順位を決めるためのプロセスを考えていく。
1番目に、最初にするべきことのリストアップを行う。
2番目に、リストアップした内容が、どのくらいの時間が掛かるのかを予測する。
この予測については、初めてすることならば、自分と同レベルの経験者が掛かった時間を参考にする。
経験があるならば、自分の経験値から費やしそうな時間を考える。
3番目に、リストアップした内容の期日までの残時間を確認する。
4番目に、ここまでの情報で、自分の能力と残時間を照らし合わせて、時間の猶予が少ない順番を押さえておく。
時間を明確にすると後回しにして良いことが分かるね。
次は重要度を確認しよう。
5番目に、すぐに必要ではないものがあるかを確認する。
この作業は、急ぎで取り組む必要性がないものについて、後回しに出来ないかを確認するために必要である。
仕事で例えると、用途がよく分からない資料の作成や、重要度が高くない会議の準備などである。
誰かに依頼されている内容ならば、交渉してみたら期日を延ばしてくれる可能性もある。
最後に、時間の猶予を考慮しつつ、自分と周りに与える影響が大きいものから、優先的に時間を掛けたいものを選択する。
自分と周りの状況を把握する必要があるんだね。
バランスが大事だね。
仕事でも私生活でも、時間の有効活用が出来るか否かは、大きな影響を与える。
仕事では、重要ではないことについて、後回しにする、別の人に依頼する、システム化して費やす時間を減らす、などは重要なことに多く時間を掛けるために必要な能力となる。
私生活では、自分が怠惰にならないように自己管理が出来るようになる。
また、物事への判断基準として、お金を掛けるべきか、時間を掛けるべきか、何も掛けないべきか、を選択する力が身につく。
物事を上手く進められないと思ったときは。優先順位の考え方を見直して見ると良いかもしれない。